Cum sa scrii email-uri corect (email etiquette)
Toata lumea foloseste email-ul in interes de afaceri sau personal, pentru ca este un mijloc foarte simplu de comunicare. Chiar daca este un lucru usor sa compui un email, exista anumite reguli de baza care trebuie respectate, in special daca acesta este trimis in interes de afaceri sau contactezi pentru prima data o persoana. Cand destinatarul deschide email-ul, este important sa aiba o prima impresie buna, ca va urma o comunicare placuta, fara dificultati.
Daca folosesti in mod corespunzator aceasta metoda de interactiune la distanta si arati ca esti un profesionist, nu vei avea probleme in a lega colaborari de succes si de lunga durata.
Ce este esential sa respectam atunci cand trimitem un email?
1. Nu uita sa adaugi un subiect al email-ului care sa spuna clar despre ce este vorba in acesta. Practic, in subiect rezumi in cateva cuvinte continutul email-ului
2. Incepe email-ul cu o formula de adresare potrivita destinatarului (ex. Draga X, Stimate X, Salut Y etc.)
3. Daca nu ai comunicat de mult timp cu persoana careia ii trimiti email-ul, prezinta-te din nou si ofera-i detalii despre subiectele de discutie anterioare sau in ce conditii v-ati cunoscut
4. Redacteaza corect si aranjat continutul unui email astfel incat sa poata fi parcurs fara dificultate. Daca are mai mult text, adauga paragrafe
5. Nu folosi texte de culori multiple sau care in combinatie cu fundalul deranjeaza ochiul
6. Evita sa folosesti cuvinte scrise in totalitate cu majuscule, deoarece ofera senzatia ca strigi
7. Verifica sa nu ai greseli de ortografie
8. Evita sa folosesti prescurtari, nu este profesional
9. Foloseste o formula de incheiere conform destinatarului (cu stima, cu respect, toate cele bune, va multumesc, o zi buna, ganduri bune etc.), care sa se potriveasca cu formula de adresare de la inceputul email-ului
10. Nu uita de semnatura. Aceasta trebuie sa contina: numele si prenumele, daca este cazul numele firmei si functia ocupata in cadrul acesteia, date de contact, daca ai un blog sau website si doresti sa le faci cunoscute adauga adresele acestora. Mai poti adauga profilele retelelor sociale pentru a oferii mai multe optiuni de contact sau sa iti fie urmarita activitatea. Evita sa adaugi o imagine in semnatura deoarece pot sa fie probleme cu afisarea, iar daca nu este de calitate nu arata deloc bine
11. Cand trimiti atasamente mari, nu uita sa le arhivezi
12. Nu trimite niciodata atasamente mari fara sa anunti destinatarul
13. Denumeste atasamentele astfel incat destinatarul sa stie ce contin
14. Nu folosi un limbaj urat in email-uri, nimeni nu este obligat sa il citeasca si mai ales sa iti raspunda
15. Asigura-te ca adresele destinatarilor sunt corect scrise
16. Daca ai primit un email in care se asteapta un raspuns din partea ta si in discutie sunt incluse mai multe persoane, foloseste optiunea Reply All, astfel incat toate persoanele implicate in discutie sa vada raspunsul, nu doar expeditorul (cazul cand folosesti optiunea Reply). Foloseste Reply All doar in cazurile cand toata lumea e necesar sa primeasca feedback-ul tau.
17. Nu expune niciodata adresele de email ale prietenilor unor necunoscuti, prin adaugarea acestora in campul “To” sau “CC”. Foloseste “BCc” (Blind Carbon Copy)!
18. Nu trimite nici un email fara sa il verifici inca o data inainte de a apasa butonul de “Trimitere”
